Il mercato è sempre più dinamico le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare i loro processi, ridurre i costi e migliorare l’efficienza. Una soluzione che ha guadagnato popolarità negli ultimi anni è l’automazione del flusso di lavoro, o workflow automation: la pratica di automatizzare i processi di lavoro utilizzando software e strumenti tecnologici.
L’automazione del flusso di lavoro offre numerosi vantaggi, tra cui un aumento della produttività, una riduzione degli errori e una semplificazione dei processi.
Automatizzando compiti ripetitivi e manuali, i dipendenti possono concentrarsi su lavori di valore maggiore: questo ha come conseguenza una maggiore soddisfazione della forza lavoro e un’azienda più competitiva. In questo articolo, esploreremo cos’è la workflow automation, come funziona e i vantaggi che offre alle aziende di diversi settori. Forniremo anche esempi pratici di come esse utilizzano l’automazione del flusso di lavoro e discuteremo alcune delle sfide associate all’implementazione di una strategia di questo tipo.
Workflow automation: cosa è?
La workflow automation è la pratica di automatizzare i processi di lavoro attraverso l’uso di software e strumenti tecnologici per aumentare l’efficienza, ridurre gli errori e ridurre il tempo di completamento delle attività.
In pratica, la workflow automation consiste nell’identificare i processi di lavoro che possono essere automatizzati e nell’implementare sistemi software per gestirli in modo automatico. Questi sistemi possono includere flussi di lavoro automatizzati, software di gestione dei processi aziendali, software di gestione dei progetti e altre tecnologie.
L’obiettivo principale della workflow automation è, come anticipavamo, quello di ridurre il lavoro manuale e le attività ripetitive, migliorando la produttività e liberando il tempo dei dipendenti per attività ad alto valore aggiunto. Inoltre, la workflow automation può anche aiutare a migliorare la qualità dei processi di lavoro, riducendo gli errori e aumentando la precisione e l’accuratezza delle attività.
Workflow automation e task automation sono la stessa cosa?
La workflow automation e la task automation sono concetti correlati, ma non sono la stessa cosa.
L’automazione del flusso di lavoro implica l’automatizzazione di interi processi aziendali, compresi molti compiti collegati tra loro, per raggiungere un risultato specifico. Un sistema di automazione del flusso di lavoro può aiutare le organizzazioni ad ottimizzare i loro processi e aumentare l’efficienza, automatizzando il workflow tra diversi team, dipartimenti e sistemi.
D’altra parte, l’automazione delle attività – cioè la task automation – implica, come lascia intendere il nome, l’automazione di singole attività o attività all’interno di un processo più ampio. Ad esempio, automatizzare un’attività come l’immissione di dati o la generazione di un rapporto può aiutare a ridurre il tempo e lo sforzo necessari per completare quella specifica attività. Tuttavia, l’automazione delle attività da sola non ottimizza necessariamente l’intero processo o raggiunge un risultato specifico.
Esempi di workflow automation
Ci sono molti esempi pratici di automazione del flusso di lavoro, in diversi settori. Ad esempio, un’azienda può utilizzare la workflow automation per gestire il processo di assistenza clienti, assegnando automaticamente i ticket, dando priorità in base all’urgenza e monitorando il loro progresso. Nella produzione, l’automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per gestire il processo produttivo, inclusa la tracciatura degli ordini, la gestione dell’inventario e il monitoraggio dello stato di produzione.
In contabilità, invece, la workflow automation può generare fatture, inviarle ai clienti e tracciare i pagamenti. Allo stesso modo, nel marketing, l’automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata per gestire account sui social media, programmare post e monitorare le metriche di coinvolgimento. In sintesi, la workflow automation può servire per automatizzare vari processi aziendali, portando ad un aumento dell’efficienza, una riduzione dei costi e un miglioramento dell’accuratezza.
I principali benefici della workflow automation
La workflow automation fornisce numerosi vantaggi alle organizzazioni in diversi settori. In primo luogo, può aumentare l’efficienza e ridurre il tempo necessario per completare le attività, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più complesse e di maggiore valore.
L’automazione riduce anche la possibilità di errori umani, portando a una maggiore precisione e migliori risultati. Inoltre, l’automazione del flusso di lavoro può aiutare a standardizzare i processi, garantendo la coerenza e riducendo il rischio di variazioni nella qualità dell’output.
Automatizzando le attività ripetitive, la workflow automation può anche liberare il tempo dei dipendenti, portando a un maggiore grado di soddisfazione e un ambiente di lavoro più positivo. Comporta anche risparmi, poiché l’automazione riduce la necessità di lavoro manuale e i relativi costi indiretti. Infine, la workflow automation può migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno dei team, nonché fornire dati e analisi che possono essere utilizzati per prendere decisioni più informate.
Ambiti aziendali dove la workflow automation trova miglior applicazione
L’automazione del workflow può essere applicata in diversi settori aziendali, tra cui il servizio clienti, la produzione, la contabilità, il marketing e le risorse umane. Nel servizio clienti, l’automazione del workflow può semplificare la gestione delle richieste dei clienti, assegnando i ticket agli agenti appropriati e monitorando il progresso delle soluzioni.
Nella produzione, l’automazione del workflow può gestire il processo produttivo, dalla gestione dell’inventario al monitoraggio del progresso di ogni fase della produzione. Nella contabilità, l’automazione del workflow può aiutare a gestire i conti payables e receivables, generare fatture e automatizzare la contabilità finanziaria.
Nel marketing, invece, l’automazione del workflow può essere utilizzata per programmare i post sui social media, tracciare le metriche di engagement e personalizzare le campagne email. Infine, nelle risorse umane, l’automazione del workflow può essere utilizzata per gestire l’onboarding dei dipendenti, automatizzare il processo di elaborazione della busta paga e tracciare le metriche delle prestazioni dei dipendenti.
Come costruire un flusso di lavoro automatizzato
Costruire un flusso di lavoro automatizzato richiede una comprensione chiara del processo aziendale che deve essere automatizzato. Il primo passo è identificare il processo e determinare quali attività possono essere automatizzate.
Una volta identificate le attività, lo step successivo è definire il flusso di lavoro creando un diagramma o una mappa che delinei la sequenza di attività e le condizioni che devono essere soddisfatte per ogni attività. Dopo aver definito il flusso di lavoro, sarà necessario successivamente selezionare il software o la piattaforma di automazione del flusso di lavoro appropriati. Il software deve supportare le attività identificate e integrarsi con altri sistemi se necessario.
Il software dovrebbe anche consentire la personalizzazione e la configurazione per soddisfare le esigenze specifiche del processo aziendale. Una volta selezionato il software, il flusso di lavoro può essere costruito creando i trigger e le azioni necessarie, definendo le regole e le condizioni e testando il workflow per garantire che funzioni come previsto. Infine, è importante monitorare e ottimizzare continuamente il flusso di lavoro automatizzato, per garantire che continui a soddisfare le esigenze del processo aziendale nel tempo.
NotifyMe e la workflow automation
NotifyMe è una piattaforma che fornisce soluzioni di automazione dei flussi di lavoro per le aziende. La piattaforma offre un set di strumenti che consentono alle aziende di automatizzare i loro processi di flusso di lavoro, tra cui la gestione dei compiti, il monitoraggio del progresso del progetto e la notifica dei membri del team di aggiornamenti e modifiche.
NotifyMe consente la creazione di flussi di lavoro personalizzati e integrazioni con altri strumenti software, fornendo alle aziende una soluzione su misura per le loro esigenze uniche.
