L’automazione del flusso di lavoro, o workflow automation, è l’utilizzo di strumenti digitali per gestire e automatizzare i compiti all’interno di un flusso di lavoro aziendale, semplificando le attività ripetitive e di basso valore. Ciò aumenta l’efficienza e riduce gli errori, risultando fondamentale per le aziende di oggi.
In questo articolo, esploreremo in dettaglio cos’è l’automazione del flusso di lavoro e perché è importante per le aziende di oggi.
Cos’è l’automazione del flusso di lavoro?
L’automazione del flusso di lavoro utilizza i software di gestione dei processi aziendali (BPM, Business Process Management) per automatizzare le attività di un flusso di lavoro. Ciò include l’invio di notifiche, l’assegnazione di attività, la gestione dei documenti e l’elaborazione di dati, con l’obiettivo di semplificare i processi, ridurre i costi e migliorare l’efficienza. Questo coinvolge tre componenti principali: le attività, le regole di business e i partecipanti.
Le attività sono le azioni che devono essere compiute, mentre le regole di business sono le istruzioni che determinano il flusso di lavoro — per esempio la sequenza di attività, le condizioni o le iterazioni. Infine, i partecipanti sono le persone o i sistemi che partecipano alle attività del flusso di lavoro, come ad esempio i dipendenti che elaborano le richieste di assistenza clienti.
Perché la workflow automation è importante?
L’automazione del flusso di lavoro è importante per le aziende di oggi perché offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, produttività e qualità del lavoro. L’implementazione della workflow automation consente infatti alle aziende di ridurre i costi, aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare l’esperienza dei clienti.
In primo luogo, l’automazione del flusso di lavoro migliora l’efficienza aziendale. Le attività ripetitive e di basso valore vengono automatizzate, liberando i dipendenti da lavori manuali e ripetitivi.
Ciò permette ai lavoratori di concentrarsi su compiti più importanti e di alto valore, che richiedono la loro massima attenzione e competenza. Inoltre, l’automazione del flusso di lavoro riduce il rischio di errori umani, migliorando la qualità generale e riducendo il rischio di reclami dei clienti.
In secondo luogo, la workflow automation riduce i costi aziendali. L’automazione delle attività ripetitive consente in effetti alle aziende di risparmiare tempo e denaro. Ad esempio, se un’azienda deve elaborare centinaia di fatture ogni mese, l’automazione di questo compito può ridurre il tempo necessario per completarlo e, di conseguenza, il costo. Inoltre, l’automazione del flusso di lavoro consente alle aziende di evitare l’assunzione di ulteriore personale aggiuntivo.
Infine, la workflow automation migliora l’esperienza dei clienti, consentendo alle aziende di rispondere rapidamente alle richieste e aumentando la customer satisfaction. L’automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata, per esempio, con lo scopo di automatizzare le risposte ai clienti o per garantire che le richieste vengano elaborate in modo efficiente e tempestivo.
Oltre ai vantaggi sopra menzionati, la workflow automation può apportare molti altri benefici alle aziende, tra cui:
- Aumento della produttività dei dipendenti: come dicevamo, i dipendenti possono concentrarsi su attività di alto valore invece di spendere tempo su compiti ripetitivi e di basso valore.
- Miglioramento della visibilità del processo: l’automazione del flusso di lavoro consente alle aziende di monitorare il flusso di lavoro in tempo reale e di individuare eventuali inefficienze o problemi.
- Maggiore flessibilità: la workflow automation consente alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti nelle esigenze del business.
- Maggiore conformità normativa: la workflow automation può aiutare le aziende a conformarsi alle normative e alle regolamentazioni del settore.
Esempi concreti dei benefici apportati dall’automazione del flusso di lavoro
La workflow automation può semplificare il processo di approvazione di documenti, richieste e altri flussi di lavoro che richiedono l’approvazione da parte di più parti. Utilizzando l’automazione del flusso di lavoro, le aziende possono infatti ridurre il tempo necessario per completare il processo di approvazione, eliminare la necessità di cartelle di lavoro fisiche o e-mail e garantire che tutte le parti coinvolte siano informate in tempo reale sullo stato dell’approvazione.
Inoltre, l’automazione può riguardare anche il processo di onboarding dei dipendenti, semplificando notevolmente l’integrazione dei nuovi dipendenti nell’azienda. Questo perché la workflow automation può automatizzare la creazione di account, la fornitura di attrezzature e materiali di lavoro, la formazione e la firma dei documenti.
L’automazione del processo di gestione delle spese può anche semplificare il processo di gestione delle spese aziendali, automatizzando l’elaborazione delle richieste di rimborso, agevolando la verifica dei documenti e la riconciliazione con il bilancio aziendale, aiutando così i dipendenti a gestire le spese in modo più efficiente. Ciò può ovviamente ridurre il rischio di errori e aumentare la trasparenza dei costi aziendali.
In quali settori è più utile la workflow automation?
L’automazione del flusso di lavoro può apportare benefici a qualsiasi settore aziendale in cui ci sono processi ripetitivi e routinari. Tuttavia, ci sono alcune aree in cui la workflow automation può apportare benefici maggiori:
- Qualità: la workflow automation può standardizzare i processi relativi alla qualità di prodotto e di sistema, come l’approvazione delle procedure dei fornitori, la gestione delle non conformità, l’emissione di certificati o di notifiche di ispezione.
- Finanza: l’automazione del flusso di lavoro può semplificare la gestione delle spese, la contabilità, la fatturazione e la riconciliazione delle transazioni finanziarie.
- Marketing: la workflow automation può facilitare la creazione di campagne di marketing, la gestione dei contenuti, la distribuzione di contenuti sui social media e la pianificazione degli eventi.
- Produzione: l’automazione del flusso di lavoro può ottimizzare la pianificazione della produzione, la gestione dell’inventario, la tracciabilità dei prodotti e la trasmissione delle istruzioni alla forza lavoro.
- Servizio clienti: con la workflow automation è possibile agevolare la gestione dei ticket di supporto, la gestione delle richieste dei clienti e la comunicazione con i clienti.
Come implementare l’automazione del flusso di lavoro?
Per implementare l’automazione del flusso di lavoro, è necessario seguire alcuni passaggi. Innanzitutto, è importante identificare il processo che si desidera automatizzare e le attività coinvolte. Successivamente, è necessario stabilire le regole di business che determinano il flusso di lavoro e i criteri di priorità. Una volta definite le attività e le regole di business, è possibile scegliere uno strumento di automazione del flusso di lavoro.
Una volta selezionato lo strumento, è possibile configurare il flusso di lavoro in base alle attività e alle regole di business. È importante testare il flusso di lavoro e fare eventuali modifiche necessarie per garantire che funzioni correttamente.
In che modo NotifyMe può aiutare
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