Qual è il modo migliore per aumentare la produttività e ridurre i costi in un’azienda? Forse una migliore definizione delle priorità delle attività? Ottimizzare il più possibile i costi e le spese, riducendo così gli sprechi? Oppure rivalutando i flussi di lavoro e offrendo ai dipendenti condizioni lavorative in grado di migliorare la loro efficienza e produttività?
La verità è che apportare enormi cambiamenti al modo in cui il tuo personale lavora quotidianamente, come l’introduzione di una politica di lavoro da remoto, ha poca importanza se i processi della tua azienda sono obsoleti e lenti. I problemi con processi non ottimizzati possono interessare qualsiasi area della tua attività, dalle vendite all’IT.
Se l’accesso di un team al server dell’azienda viene disconnesso senza che l’IT possa porre rimedio al problema, il lavoro in tutta l’azienda potrebbe subire un blocco. Allo stesso modo, se i team di vendita e marketing non hanno un processo definito per condividere le informazioni chiave, come possono lavorare insieme in modo efficace? La strategia migliore per risolvere questi problemi è attraverso l’ottimizzazione dei processi aziendali, anche nota come Business Process Optimization.
L’ottimizzazione dei processi aziendali può sembrare un argomento complesso, ma in realtà è piuttosto semplice. Analizziamolo.
Cos’è l’ottimizzazione dei processi aziendali?
L’ottimizzazione dei processi aziendali, nota anche come BPO, si concentra sul miglioramento dell’efficienza di un’azienda, ottimizzando i suoi processi principali in modo mirato e rigoroso. La BPO può essere applicata sia a processi interni – che interessano cioè il personale dell’azienda –, sia esterni – che coinvolgono quindi anche clienti e/o fornitori –, nonché a singoli processi e singoli reparti. Tuttavia, funziona meglio quando un’organizzazione si sforza di migliorare tutti o gran parte dei suoi processi, in modo organico e armonizzato.
I vantaggi dell’ottimizzazione dei processi aziendali
L’ottimizzazione dei processi può sembrare un compito arduo, se non si sa da dove partire e, soprattutto, perché. Prendiamo l’esempio di un’automobile, per capirci meglio: se la nostra auto ha una gomma a terra, il parabrezza rotto e il suo motore è capriccioso, ma è ancora in funzione e può portarci da A a B, è corretto considerarla rotta? La maggior parte delle persone concorderebbe sul fatto che sì, l’auto è rotta, nonostante sia tecnicamente funzionante.
La stessa logica dovrebbe essere applicata ai processi aziendali. Solo perché un processo già esistente porta a termine il lavoro, non significa che sia accettabile o davvero funzionante. Vale sempre la pena migliorare i propri processi, sia per renderli più veloci e intelligenti, sia per ridurre i costi. Diamo un’occhiata ad alcuni vantaggi più specifici.
Maggiore efficienza
Mentre il duro lavoro è importante per far progredire un’azienda, lavorare in modo più intelligente ove possibile può aiutare i tuoi team a fare di più, seguendo uno standard più elevato. Ciò non significa affrettarsi a fare di più durante la giornata lavorativa; piuttosto, la semplificazione di un processo – rimuovendo inutili ostacoli o automatizzando determinate attività – può dare ai dipendenti più tempo per concentrarsi su ciò che conta.
Come si suol dire, “work smarter not harder” (lavora in modo intelligente, non in modo più pesante).
Migliore gestione dei costi
Maggiore efficienza + maggiore produttività = maggiori profitti. Riducendo la quantità di tempi di inattività subiti dai dipendenti a causa di processi obsoleti, confusi e inefficienti, ottieni di più dai tuoi investimenti. Allo stesso modo, fare un’attenta revisione degli strumenti, dei fornitori esterni o dei servizi pagati con il budget dell’azienda, potrebbe aprire opportunità per iniziative di risparmio sui costi.
Migliore atmosfera lavorativa e migliori risultati
Quando i dipendenti sono frustrati perché processi obsoleti rendono il loro lavoro inutilmente difficile, il rischio è che l’umore generale coli a picco e interferisca ulteriormente con la produttività e le performance dei lavoratori. Le persone, solitamente, vogliono fare un buon lavoro, quindi eliminare il più possibile i fattori che ostacolano o rallentano il processo lavorativo, ottimizzando i sistemi che vengono usati ogni giorno farà la differenza nel garantire che i dipendenti si sentano felici e soddisfatti. Ciò, a sua volta, equivale a risultati migliori, che si tratti di clienti più soddisfatti o della creazione di prodotti di qualità superiore.
Vantaggio competitivo
Riprendiamo l’esempio dell’auto. Preferiresti guidare il veicolo malandato o un modello moderno con nuove ruote e un motore di prima classe? Le aziende che migliorano regolarmente i propri sistemi e processi hanno maggiori probabilità di generare nuovi clienti e, in generale, sviluppano buoni rapporti lavorativi con gli utenti finali, che rimangono in ultima battuta soddisfatti dell’esperienza.
Ottimizzare i tuoi processi e quindi l’esperienza che i clienti hanno con la tua attività ti darà un vantaggio significativo rispetto ai tuoi concorrenti.
Come implementare la Business Process Optimization nella tua azienda
Può essere allettante buttarsi a capofitto in una nuova entusiasmante iniziativa, soprattutto se promette rendimenti interessanti, ma facciamo un passo indietro. Una buona pianificazione è la chiave per eseguire in modo efficace il progetto di ottimizzazione dei processi aziendali. Ecco i passaggi fondamentali da seguire.
Identificare
Il primo passo è identificare quali processi stanno causando problemi all’interno dell’ecosistema aziendale. Alcuni possono essere immediatamente evidenti; forse ti sei già lamentato del fatto che l’attuale sistema IT si blocchi fin troppo spesso, lasciando i dipendenti senza accesso ai server. Altri processi obsoleti o inadatti possono essere meno evidenti, perché hanno un impatto solo su team specifici o particolari funzioni lavorative.
Tuttavia, è impensabile che tu sia al corrente di tutti i problemi che i tuoi dipendenti incontrano durante le loro mansioni giornaliere: vale perciò la pena coinvolgerli e chiedere loro alcuni utili suggerimenti.
In questa fase, dovresti anche definire lo scopo di ogni miglioramento e gli obiettivi che desideri ottenere da questo lavoro di ottimizzazione. Come per la maggior parte delle attività di definizione degli obiettivi, raccomandiamo che queste siano realistiche e ben definite.
Analizzare
Una volta che hai un elenco di processi da ottimizzare, è il momento di iniziare l’analisi. Questa è un’opportunità per esaminare ogni processo identificato in modo più dettagliato e determinare se funziona o meno come previsto, in base all’obiettivo desiderato. Durante questa fase, è probabile che tu scopra ulteriori problemi e opportunità per ridurre gli sprechi.
Implementare
In questa fase, è necessario semplificare ogni processo, ove appropriato, riducendo gli sprechi. Ciò può significare sostituire il software obsoleto, digitalizzare una serie di operazioni precedentemente svolte in modo inefficiente o inadeguato e rimuovere passaggi non necessari dai processi.
Inoltre, ove possibile, automatizza le attività gestionali o logistiche per liberare il tempo dei tuoi dipendenti e permettere loro di dedicarsi ad attività più preziose, come la costruzione di relazioni con i clienti o la pianificazione di nuovi progetti.
Monitorare
Non tutti i lavori di Business Process Optimization avranno successo fin da subito. Alcuni dei processi nuovi e migliorati richiederanno del tempo prima di funzionare o di ottenere il pieno consenso da parte dei tuoi dipendenti.
L’ottimizzazione è un processo iterativo, che implica molteplici confronti con le persone interessate ed è del tutto fisiologico apportare modifiche e ulteriori migliorie man mano che si procede.
Quali sono alcuni esempi pratici di ottimizzazione dei processi aziendali?
Concetti come l’ottimizzazione dei processi aziendali possono sembrare piuttosto astratti fino a quando non li analizziamo in termini reali. Diamo un’occhiata ad alcuni esempi di come il BPO può funzionare.
Vendite
Nelle vendite, il tempismo è tutto. I processi di vendita obsoleti si affidano al giudizio dei venditori, che utilizzano l’istinto o piani basati su modelli di vecchio stampo, quando coltivano le relazioni con i potenziali clienti. Sebbene questi approcci più tradizionali possano ancora — in alcuni casi — funzionare, il processo non è sicuramente ottimizzato, soprattutto quando ci ritroviamo a gestire volumi di vendita importanti.
Il monitoraggio delle conversazioni tramite un CRM può aiutare i team di vendita a ottimizzare i propri processi. Questi strumenti possono fornire informazioni utili su quali tattiche funzionano meglio per convertire lead o inviare promemoria automatici per quando è il momento di dare seguito a una conversazione.
Project management
I project manager conosceranno bene la necessità di ottimizzare i processi. I progetti con scarsa o nulla ottimizzazione, possono andare alla deriva anche per piccole cose, come scadenze mancate a causa di feedback ottenuti in ritardo rispetto alla tabella di marcia o processi di approvazione poco chiari. Nella gestione dei progetti, i piani di miglioramento dei processi vengono spesso utilizzati per correggere questi problemi. I miglioramenti possono includere il monitoraggio del rischio tramite un registro o la definizione delle responsabilità tramite una matrice RACI.
Tali piani sono generalmente utili a livello di team di progetto, ma possono anche alimentare una più ampia pianificazione dell’ottimizzazione dei processi aziendali.
Risorse umane
I team delle risorse umane si occupano di molto lavoro amministrativo, dalla gestione dell’intero processo di reclutamento all’organizzazione delle attività di team building o benessere aziendale. Il fatto che il loro lavoro abbia un impatto sulla vita delle persone significa che garantire che i loro sistemi funzionino in modo efficace è un dovere.
In che modo NotifyMe può aiutare?
Sei pronto a fare i primi passi per migliorare l’ottimizzazione dei processi aziendali? NotifyMe è una società di Horizon Group. Siamo specializzati in innovazione, controllo qualità e digitalizzazione per l’industria del settore petrolifero e del gas, del settore energetico e del settore manifatturiero: le nostre soluzioni software sono incentrate sul modo in cui le persone utilizzano e condividono i dati sul posto di lavoro.
NotifyMe si concentra sull’automazione dei processi di collaborazione tra dipendenti, clienti e fornitori. Abbiamo sviluppato una piattaforma software per semplificare la collaborazione nella supply chain, utilizzando flussi di lavoro automatizzati.
